Começar o dia a abrir cinco caixas de email

O problema

O trabalho de vários clientes chega por várias contas de email, calendários, notas de reuniões e repositórios de código, e começar o dia era abrir tudo. E no fim do dia não se sabia quanto tempo tinha ido para cada cliente, nem o que ficou por fechar.

O que fizemos

Nos dias úteis, às 7h07, uma rotina lê as contas de email, os calendários, as notas de reuniões, os ficheiros partilhados e os repositórios. Mantém uma lista de tarefas sempre atualizada e escreve o resumo do dia num painel privado. Só lê: nunca envia, responde nem apaga nada nas contas.

Às 19h30 corre a revisão do dia. Cada email, reunião e nota fica atribuído a um cliente, e os números (minutos de reunião, emails recebidos e enviados) são contados por código. As tarefas resolvidas fecham sozinhas. Ao domingo, a revisão da semana junta o que correu bem, o que se repetiu e três mudanças para a semana seguinte.

O resultado

• Um painel com o que há para hoje, por cliente, em vez de cinco contas abertas.

O objetivo é saber quanto tempo vai de facto para cada cliente, para cobrar certo. A comparação com as horas contratadas ainda está por fazer.