Ferramentas a mais e informação espalhada

O problema

A equipa usava ferramentas a mais e fazia trabalho em duplicado. A informação não estava num só sítio, por isso as respostas a clientes e a candidatos dependiam de quem se lembrava. Passava-se demasiado tempo em chamadas, e ninguém conseguia explicar numa frase o que a empresa oferecia.

O que fizemos

Diagnóstico

No primeiro mês fizemos questionários, acompanhámos reuniões reais da equipa e fizemos workshops. No fim ficou um relatório com o que estava a travar o trabalho.

Arrumar

O trabalho passou a viver na ferramenta de gestão que a empresa já pagava. Montámos filtros para acompanhar as 48 horas a seguir ao envio de um candidato ao cliente, atividades ligadas ao email, etiquetas para avisar colegas e uma ficha por cliente. Ficou também uma base de conhecimento única, com boas práticas, perguntas frequentes por cliente e por tecnologia, o perfil de cliente ideal e modelos.

Os momentos que falhavam passaram a ter regras escritas: a prioridade das vagas, a preparação do candidato 15 a 20 minutos antes da entrevista, uma checklist antes das férias e um reporte de duas em duas semanas.

Construir

Pusemos avisos automáticos no canal da equipa e um dashboard da operação sobre os dados que a equipa já regista. A prospeção comercial passou para uma ferramenta com sequências automáticas e lembretes agendados, em vez de contactos feitos um a um.

Formar

Há sessões individuais todas as semanas, workshops com casos da própria equipa e coaching da direção.

O resultado

• A faturação cresceu mais de 30% num só ano, medida pela própria empresa.
• Passou a haver o dobro de vagas novas com 3 perfis enviados ao cliente nos primeiros 3 dias úteis.
• Em metade das vagas novas, o primeiro perfil chega ao cliente em 1 dia útil ou menos. Antes, demorava 3.

São resultados da empresa inteira e têm várias causas. O que mudou do nosso lado foi o trabalho passar a viver num só sítio, com regras escritas para os momentos em que falhava.