Números da operação espalhados em folhas

O problema

Para saber como estavam as vagas, os candidatos, os resultados e as pessoas, era preciso juntar folhas e relatórios à mão. E cada pessoa tinha de filtrar tudo para perceber o que era seu.

O que fizemos

Montámos um dashboard da operação sobre os dados da ferramenta de recrutamento: vagas, candidatos por etapa, resultados, pessoas, candidaturas e anúncios. Os funis foram definidos com a equipa. Por exemplo, a passagem de candidatos criados para enviados não conta como desempenho.

Os números atualizam-se de meia em meia hora durante o dia de trabalho, e ao domingo há uma atualização completa. Só se entra com conta da empresa, e se uma atualização falhar chega um aviso por email.

Ao abrir, cada pessoa vê a vista “para ti hoje”, feita para a sua função: as vagas ativas e os candidatos em curso que dependem dela.

Os candidatos que chegam por fora da triagem automática também são avaliados no dashboard, com o que já está na ferramenta e os requisitos mais recentes do cliente. Ao lado de cada um fica um veredicto, o motivo e as perguntas a fazer antes de gastar uma entrevista.

O resultado

• Os relatórios deixaram de ser montados à mão.
• Cada pessoa vê a sua lista ao abrir, sem filtros.
• A equipa decide depressa sobre cada candidato, com tudo num só ecrã.

A gestão pode decidir com os números do dia, sem esperar que alguém monte um relatório.